La concrétisation d’un projet passe par plusieurs étapes et demande la réalisation d’une multitude de tâches. Divers logiciels sont proposés pour accompagner le manager de projet, dans la gestion efficiente de ces tâches. Mais comment réussir à faire le bon choix ? Focus sur les informations pour vous aider à trouver le logiciel qui vous convient.
Définissez vos besoins
Pour choisir un logiciel de gestion de projet, vous devez d’abord définir en détail vos besoins pour atteindre vos objectifs. Pour cela, commencer par faire une liste exhaustive de vos tâches. Cette étape est importante, prenez alors le temps qu’il faut pour ne laisser aucun élément vous échapper. Cela vous permet de maîtriser l’étendue du travail qui vous attend. Organisez ensuite ces tâches principales en sous-activités. À ce niveau, vous aurez une idée précise des tâches prioritaires, des tâches secondaires et des tâches dépendantes. Il vous faut maintenant définir les compétences nécessaires pour chaque élément. Vous pouvez ainsi, passer à la répartition hiérarchique du travail à vos collaborateurs.
Si vous avez des collaborateurs externes ou des partenaires qui doivent intervenir de façon stratégique, veillez à le préciser. Un autre élément important est la détermination de la fréquence de suivi des évolutions. Prévoyez également des délais pour la production de documents administratifs, financiers ou des rapports.
Analysez l’adaptabilité du logiciel de gestion à vos réalités
Le but principal d’un logiciel de gestion de projet est de contribuer à vous aider à travailler de façon efficiente. Vous devez donc analyser son implémentation dans vos méthodes de travail. Il doit répondre à certains critères tels que : l’organisation, le gain de temps, la centralisation des rapports.
L’organisation
Votre logiciel doit vous permettre de catégoriser les tâches et leur responsable. Il doit aussi proposer des tableaux de bord pour faire le suivi quotidien, hebdomadaire de la réalisation des objectifs par département. Cela donne la possibilité au gestionnaire de projets d’avoir une idée précise du niveau de progression de toute l’équipe.
Le gain de temps
Une option pour faciliter les échanges d’informations à l’interne sera également un atout. C’est un moyen efficace pour éviter les pertes de temps sur des traitements de dossier ou des validations de tâches.
La centralisation des rapports
Le logiciel peut proposer à vos collaborateurs des canevas pour produire des rapports plus facilement et avec rapidité. Avec la possibilité de prévoir des alertes ou des sanctions pour des cas de retard. Toutes les données sont ensuite stockées au même endroit pour éviter le risque de pertes de dossiers ou d’informations.
Étudiez le niveau de sécurité du logiciel
Chaque entreprise dispose d’une base de données pour le fonctionnement de ses activités. Il peut s’agir d’informations sur le personnel, sur les clients, sur les partenaires ou toute autre partie prenante. Travaillez avec un logiciel de gestion de projet demande d’y centraliser toutes ces données. Il est alors nécessaire de veiller à ce que le logiciel soit un niveau de sécurité élevé. Posez-vous les questions suivantes.
- Quel est le degré d’authentification requis pour avoir accès aux logiciels ?
- Comment pouvez-vous limiter l’accès à certaines informations sur le projet par vos différentes parties prenantes ?
- Vos données sont-elles chiffrées de bout en bout selon les recommandations de la législation ?
- Quel est le procédé de sécurisation des serveurs ?
- Quelle est la géolocalisation de votre hébergeur ?
Une réponse affirmative à ces différentes préoccupations vous renseigne sur la fiabilité du logiciel qui vous intéresse.
Définissez votre capacité d’investissement
Il existe des versions gratuites de logiciels de gestion de projet et des versions payantes. Votre choix d’investissement dépend des fonctionnalités qu’il vous faut pour satisfaire vos besoins. Pour des besoins basiques, vous pouvez opter pour un logiciel gratuit. Il vous faudra alors comptabiliser les frais annexes en connexion internet. Mais pour des besoins complexes avec une manipulation de données sensibles spécifiques à un secteur d’activité, préférez les logiciels payants. Ils sont plus sécurisés et offrent un service de soutien pour résoudre les problèmes techniques qui peuvent subvenir.
