Lors du paiement de la rémunération, l’employeur doit remettre à chaque salarié de l’entreprise une pièce justificative appelée bulletin de paie ou fiche de paie. L’établissement de celle-ci est notamment encadré par la loi, dont plusieurs mentions obligatoires doivent y figurer. Les tâches monopolisent parfois un temps précieux pour les employeurs, notamment ceux d’une petite entreprise. Heureusement, des solutions existent pour gérer plus facilement les paies de votre personnel. Voici ci-dessous des choix qui s’offrent aux dirigeants.
Internaliser sur un logiciel
Pour réaliser les bulletins de paie, il est possible de souscrire à un logiciel interne. Avec celui-ci, l’employeur n’aura plus qu’à remplir chaque mois les données variables heures supplémentaires, prises de congé, primes, absences, etc.). Ensuite, le programme calcule et rédige les fiches de paie de chacun sur cette base. Bien évidemment, tout est automatique.
Les logiciels de paie permettent aussi de constituer une base de données des salariés répertoriant :
- leur état civil ;
- leur adresse ;
- le poste occupé ;
- le type de contrat ;
- la date d’embauche ;
- le salaire brut, etc.
Ces logiciels proposent souvent de fournir des documents conformes et spécifiques à l’entreprise pour les déclarations sociales.
Il est toutefois important de veiller à ce que l’éditeur mette à jour régulièrement son produit avant de souscrire. Il faut noter par ailleurs qu’il existe de nombreux logiciels pour gérer la paie en interne. L’utilisation de ces outils nécessite néanmoins des compétences en gestion de paie. C’est pourquoi il existe particulièrement des spécialistes de paie pour vous aider.
Adhérer à un logiciel hébergé
Adhérer à un logiciel hébergé sur le net est également une solution pour gérer la paie de ses employés. Dans ce cas, l’entreprise ne se dote plus d’un outil, mais loue un service. Les utilisateurs accèdent au logiciel via un navigateur web et des identifiants de connexion propres à chacun.
L’employeur peut donc y avoir accès de n’importe où et à partir de n’importe quel outil tant qu’il possède une connexion internet. Le prestataire assure notamment maintenance, mises à jour, hébergement, sécurité, sauvegarde et stockage des données.
Toutefois, il est très important d’avoir confiance au prestataire choisi, puisque les informations concernant la paie des employés sont directement hébergées hors de l’entreprise. Il faut aussi s’assurer qu’il possède un dispositif de sécurité adapté. Par ailleurs, deux modèles de logiciels hébergés coexistent. On distingue les logiciels de paie en ASP et les logiciels de paie en SaaS.
Les experts comptables
Il est aussi possible de faire appel à son expert-comptable pour gérer pour gérer la paie de ses employés. Bien évidemment, le responsable d’entreprise peut confier quelques responsabilités supplémentaires à celui-ci d’autant qu’il gère déjà son budget.
Il suffit à l’employeur de lui envoyer chaque mois les informations relatives à la paie de chaque salarié. L’expert-comptable se chargera ensuite de renvoyer les bulletins de paie par mail ou voie postale. Cependant, il est d’usage de facturer la prestation en fonction du nombre de fiches de paie à rédiger.
Les services de gestion de paie en ligne
Une dernière solution pour gérer la paie de ses employés : souscrire à un service de gestion de paie en ligne. L’employeur peut facilement entrer en contact avec un service de gestion de paie en ligne via une plateforme web. Il suffit ensuite qu’il saisisse sur un formulaire les informations relatives au salaire de ses salariés et le prestataire renvoie par mail les fiches de paie complètes.
Petit avantage non négligeable de cette solution, c’est que les tarifs de ces prestations sont en général dégressifs. De plus, si vous vous rendez compte d’une erreur dans la saisie de vos données, le bulletin reste modifiable même après paiement et sans frais supplémentaires.
Ce sont là, 4 solutions pour gérer la paie de vos employés. Bien sûr, d’autres solutions existent.
