Une fois que passe la période réglementaire de conservation, une société peut prendre la décision de détruire des archives suivant sa politique d’archivage. Néanmoins, il s’agit d’une opération réglementée par la législation française. Il existe alors des prescriptions que vous devez respecter pour éliminer vos documents. Lisez cet article pour découvrir ces diverses règles.
Éliminer ses documents en toute responsabilité
La destruction d’archives est une opération qui consiste à la suppression des dossiers pour laquelle la période légale de conservation est passée. Cette démarche courante de la vie d’une entreprise permet en particulier d’avoir plus d’espace dans les locaux et peut être réalisée par un spécialiste en destruction d’archives ou non.
L’étape primitive de l’opération est l’estimation de l’instant où seront détruits les documents en prenant en compte les durées réglementaires de conservation et les besoins métiers de la société (transmission des savoirs, mémoire, etc.). Il faut mettre en place un référentiel à partir duquel les périodes légales de préservation seront déterminées.
Celles-ci varient en fonction de la nature des documents à détruire et de leur importance. Il se peut qu’elles fluctuent entre 2 et 10 ans ou soient même sans limitation de durée dans le cas des fiches de paie des salariés par exemple.
Après la réalisation de cette phase, les dates d’élimination doivent normalement être mentionnées sur les contenants et autres dossiers recelant les documents. Le processus de lacération en lui-même se déroule une fois chaque année.
Au cours de cette étape, les établissements publics sont obligés de remplir un tableau appelé bordereau de destruction. Pour les firmes qui confient ce stade à un tiers archivé, l’engagement liant les deux parties inclut normalement la procédure de déchiquetage.
Assurer la sécurité des données
Que ce soit dans le secteur particulier comme professionnel, environ 20 % des documents mis au rebut à la poubelle sans être décomposés sont personnels. Cela entraîne les usurpations d’identité qui sont de plus en plus fréquentes en France. Détruire des archives, c’est s’assurer qu’aucune trace susceptible de nuire à la firme ou à l’un de ses employés n’est laissée.
Si l’acquisition de broyeuses est possible, cette solution concerne fondamentalement les grandes sociétés. Quant aux compagnies plus modestes qui gèrent leurs documents en interne, elles peuvent recourir à un établissement spécialiste de la destruction d’archives.
Celle-ci prend alors la responsabilité d’envoyer un poids lourd doté d’un déchiqueteur industriel avec des conteneurs à résidus sécurisés. Ce type d’organisme se charge du déchiquetage des papiers, disques et CD puis délivre un certificat de destruction à la société cliente.
Détruire ses archives sur place
Il est crucial que la destruction des documents se déroule sur le site de la firme pour que les responsables prennent acte qu’elle a été correctement faite. Comme mentionné plus haut, le moyen idéal est le camion parce qu’il se charge du processus sur place, permettant aux employés de continuer leur travail pendant le hachage des archives.
Même lorsque certaines agences spécialisées en ce genre de prestation sont bien famées, rien ne certifiera qu’une fois hors de la société, les documents ont vraiment été réduits en miettes. Outre les problèmes de confidentialité pour l’institution, la non-destruction des dossiers à caractère individuel fait encourir des poursuites pénales aux gestionnaires.
Quand bien même, le travail a été confié à un tiers, la législation estime que le producteur est pénalement responsable. Jugeant le certificat de destruction insuffisant, elle insiste alors sur le fait que l’entrepreneur est tenu de prendre toutes les dispositions indispensables afin de protéger les données sensibles. Voilà pourquoi il est bénéfique de choisir la lacération sur le site de l’industrie.
En somme, les règles à suivre pour la destruction d’archives sont : éliminer les documents en toute responsabilité, assurer la sécurité des données et détruire les dossiers sur place.
