Pour mieux transmettre vos messages à vos collaborateurs, vos clients ou à vos partenaires, les convier à une réception s’avère être la meilleure des options. Aussi, comme c’est l’image de votre entreprise qui est en jeu, l’organisation de votre réception ne doit pas être prise à la légère. Pour que tout se déroule à merveille, une bonne organisation s’impose, et tous les petits détails ont leur importance. Voici quelques conseils pour vous aider à y voir un peu plus clair.
Établissez un planning et un budget
Une réception réussie est un moment convivial qui réunit le trio de choc : lieu magique, repas sensationnel et ambiance exceptionnelle. De ce fait, le planning est de rigueur. Il vous permettra de savoir ce que vous devez faire et à quel moment vous allez le faire, mais aussi de vérifier que tout est parfait, au millimètre près.
Mais sachez aussi que tout dépend du budget. Autant dire que c’est la base de la réception. En effet, c’est en sachant exactement de combien vous disposez que vous serez à même de choisir le type de réception et tout le reste.
Cela vous permet aussi de définir quel type de traiteur vous devez engager. Quoi qu’il en soit, si vous souhaitez bénéficier d’une prestation de qualité, n’hésitez pas à confier l’organisation de votre réception A L’OS GUSTIN à Sars-Poteries.
Choisissez les moments clés pour organiser une réception
Organiser une réception, c’est d’abord savoir choisir le bon moment. Préférez le mardi, le mercredi et le jeudi pour être certain que tous vos invités répondent présents. Les débuts et les fins de semaine sont à proscrire. Par ailleurs, choisissez une date hors vacances scolaires et en dehors des fortes périodes de travail (aussi bien dans votre entreprise que dans votre secteur d’activité).
Choisissez le type de réception à organiser
Comme le but est de renforcer votre image de marque, l’animation sera le point le plus marquant.
Dans le cadre d’un lancement de nouveau produit, d’un partenariat, d’une fusion, etc., un dîner assis dans un endroit prestigieux vous permet de marquer le coup et les esprits.
Lors d’une inauguration de nouveaux locaux, un cocktail ou un walking dinner est l’idéal, car tous les convives se connaissent généralement.
Lors d’un jubilé, une réception suivie d’une soirée dansante, classique est la plus recommandée
En bref, vous pouvez organiser une réception à l’issue de tous vos événements professionnels : séminaire, conférence, réunion, gala…
Dans tous les cas, la réception débute toujours par un petit discours racontant l’historique de votre entreprise.
Définissez le nombre d’invités
Le lieu de la réception, la restauration… tous ces paramètres dépendent du nombre des invités. Une salle de réception pour 100 personnes peut produire un effet de vide si vous n’avez que 20 invités. Par contre, si la salle est trop petite, chacun risque de se sentir à l’étroit, l’ambiance sera morose et votre réception risque d’être totalement ratée.
Par ailleurs, définissez qui seront vos convives. Uniquement vos collaborateurs ? Des clients, des fournisseurs ou des partenaires ?
Choisissez le lieu idéal
Cela dépend de vos invités, de l’image que vous voulez véhiculer pour votre réception d’entreprise, et bien entendu de l’accessibilité du lieu. Si la réception se déroule dans un autre lieu, pensez au trajet en tenant compte des embouteillages pour ne pas démotiver vos convives.
Si la réception est à l’honneur de vos collaborateurs ou si vous souhaitez simplement motiver votre équipe, organiser la réception dans vos locaux ou en plein air peut être une bonne idée. Dans ce cas, pensez au confort de vos invités : les chaises, les tables, les espaces de circulation, le vestiaire, les décorations, les parasols si la réception se déroule à l’extérieur.
En revanche, s’il s’agit d’une réception de gala ou d’un dîner à l’issue d’une fusion avec un autre groupe par exemple, l’idéal est de réserver une salle dans un espace événementiel (pourquoi pas un showroom) ou dans un hôtel de prestige au décor raffiné et élégant (en évitant le tape-à-l’œil bien sûr).
