Le bon fonctionnement d’une entreprise nécessite l’utilisation d’un certain nombre d’outils. L’organigramme est un outil parmi tant d’autres avec une importance indéniable. Il permet à l’entreprise d’être plus productive. Cependant, bien que sa création soit suffisamment simple, il existe certaines conditions pour la réussir. Dans cet article, vous allez découvrir les règles de base pour réussir la création de son organigramme. Mais avant, il vous faudra en apprendre davantage sur son utilité dans votre entreprise.
Qu’est-ce que l’organigramme ?
L’organigramme est un outil très important que l’on utilise dans le milieu professionnel pour définir les liens hiérarchiques qui existent entre les départements de l’entreprise. Il rend compte de la structuration de l’entreprise et donne une idée sur son fonctionnement. Lorsqu’il est élaboré, il fait un résumé des différents postes existants dans l’entreprise et de l’employé qui les occupent. C’est pourquoi il doit être actualisé de temps en temps pour donner des informations toujours actuelles. Enfin, l’organigramme peut être utilisé pour répartir les tâches dans une entreprise. Dans le cadre d’un projet par exemple, il peut rendre compte des tâches attribuées à chaque acteur de l’entreprise ainsi que la relation attendue entre lui et un autre employé.
Quel est le rôle de l’organigramme dans une entreprise ?
L’organigramme s’utilise le plus souvent comme un outil de communication dans l’entreprise. Il évoque les relations et rapports existants entre les différents membres de la structure. Il est utile à plusieurs fins.
- Comprendre le fonctionnement et l’organisation dans une entreprise ou dans une équipe. Il est donc l’un des outils les plus importants à présenter à un nouveau recru dans l’entreprise.
- Définir de façon claire les rôles de tous les acteurs de l’entreprise ainsi que les liens qui doivent exister entre un corps de métier et un autre. Chaque membre de l’entreprise connait alors son rôle dans la relation professionnelle qui devait exister entre ses collègues et lui. Cela favorise l’efficacité de l’entreprise.
- Détecter à temps les dysfonctionnements. Cette cartographie permet aux dirigeants de l’entreprise de situer à temps les différentes responsabilités. Lorsqu’un problème organisationnel survient, le recours à l’organigramme de l’entreprise permet de trouver plus rapidement des solutions.
- Réduire les postes fictifs. Vous pouvez savoir exactement les postes dont vous avez besoin et trouver le meilleur profil pour les occuper.
- Situer les clients et partenaires de l’entreprise. Lorsqu’il est publié, l’organigramme de votre entreprise permet à vos interlocuteurs externes de savoir exactement vers quel responsable se diriger pour poser son problème.
La création de l’organigramme d’une entreprise en quelques étapes
Il faudrait déjà savoir qu’il n’y a aucune loi qui régit la création d’un organigramme en entreprise. L’organigramme est un outil très recommandé à cause de son utilité, mais il n’est pas pour autant obligatoire.
- Définir le concepteur de l’organigramme : vous êtes prêt pour réaliser l’organigramme de votre entreprise ? Vous devez confier cette tâche à une personne qui s’y connait en graphisme. Le plus important est qu’il ne soit pas nouveau dans l’entreprise. Un ancien pourra vite cerner les spécificités de l’entreprise et de même fournir un travail impeccable.
- Énumérer tous les postes que vous avez dans votre structure.
- Préciser les liens professionnels qui doivent exister entre ces différents corps de métiers ainsi que les rapports de subordination attendus.
- Concevoir votre graphique en vous basant au mieux sur ces informations.
Toutefois, vous avez le choix entre 3 types d’organigrammes :
- l’organigramme en pyramide,
- l’organigramme en arbre, et
- l’organigramme replié.
L’organigramme en pyramide est le type le plus employé. Les postes situés plus haut sont des supérieurs hiérarchiques et les postes sur la même horizontale sont au même niveau hiérarchique. En revanche, un organigramme en arbre se lit de la gauche vers la droite. Le plus haut niveau hiérarchique est présenté à gauche. Enfin, l’organigramme replié se présente comme un savant mélange entre l’organigramme pyramidal et l’organigramme en arbre. On le lit de la gauche vers la droite et du haut vers le bas.